Руководство локального администратора

Регистрация учреждения в системе

Учреждение (Локальный администратор) направляет в УО РИПО (Администратору системы) по e-mail elib@ripo.by запрос на регистрацию учреждения в ЭБС. Администратор системы в ответ на это письмо направляет для заполнения Карточку учреждения:

После заполнения Карточки и отправки ее на e-mail: elib@ripo.by Администратор системы регистрирует учреждение и направляет на указанный e‑mail Локального администратора логин и пароль для входа в систему.

Форма Договора на оказание информационных услуг для юридических лиц размещена в разделе Пользователям и партнерам. Приложение к договору будет создано в процессе формирования заказа в личном кабинете учреждения: раздел Сервисы – Управление подпиской, который станет доступен при входе по логину и паролю.

Формирование заказа учреждением 

Для того, чтобы читатели учреждения получили полный доступ к определенному набору электронных изданий необходимо выполнить следующие действия:

• определить количество читателей преподавателей и количество читателей учащихся;
• ознакомиться с доступными коллекциями изданий;
• отобрать в заказную коллекцию нужные издания для учреждения;
• откорректировать заказную коллекцию;
• подать заявку на коллекции;
• отозвать заявку и откорректировать заявку при необходимости;
• зарегистрировать читателей учреждения образования.

1. Определение количества читателей-преподавателей и читателей-учащихся

Локальный администратор учреждения должен согласовать с Администратором системы количество подписчиков от учреждения: преподавателей и обучающихся. Администратор системы внесет эти данные в базу данных. Это необходимо для того, чтобы корректно рассчитывалась стоимость заказа.

2. Знакомство с доступными коллекциями изданий

Специалисты РИПО сформировали тематические коллекции изданий, на которые можно оформить подписку. Для этого необходимо в меню Сервисы выбрать в выпадающем подменю Управление подпиской. На странице Подписки учреждения отобразится таблица Доступные коллекции (рис. 1). 

 

Рис. 1. Фрагмент таблицы с доступным перечнем коллекций

Для просмотра содержимого коллекции необходимо нажать кнопку  в строке с названием коллекции. Система отобразит информацию о составе коллекции и стоимости подписки на нее ниже под таблицей Доступные коллекции (рис. 2).

Рис. 2.  Просмотр состава тематической коллекции

В случае, если перечни изданий в подготовленных коллекциях не полностью подходят для учреждения, то можно сформировать заказную (оригинальную) коллекцию. Для этого нужно выполнить действия из п. 3. 

3. Подбор нужных изданий в заказную коллекцию учреждения 

Локальный администратор учреждения должен отобрать конкретные издания из библиографического каталога. Оформить заказ. Учреждение образование должно по безналичному расчету оплатить этот заказ (подписку). 

Чтобы добавить издание в заказную коллекцию учреждения, необходимо найти нужное издание и нажать кнопку . Система выдаст сообщение, проиллюстрированное на рис. 3.

Рис. 3. Добавить в заказ

4. Корректировка заказной коллекции

После того, как все издания добавлены в заказную коллекцию, необходимо в меню Сервисы выбрать в выпадающем подменю Управление подпиской.
На странице Подготовка заказа проверить корректность сформированного заказа (рис. 4).

Рис. 4. Подготовка заказа

Локальный администратор учреждения может удалить из заказа ошибочно вставленные в него книги. Для этого необходимо выделить книги, пометив их значком « ». Затем исключить, нажав кнопку .

В системе предусмотрена возможность демонстрировать пользователю стоимость коллекции. Для просмотра стоимости коллекции Локальный администратор учреждения нажимает кнопку (рис.5).

Рис. 5. Выбор коллекции для просмотра ее стоимости

После нажатия кнопки  после списка коллекций появляется таблица с расшифровкой стоимости коллекции (рис. 6).

 

Рис. 6. Расшифровка стоимости коллекции

5. Подать заявку на подписку к коллекции

Локальный администратор учреждения должен сформировать заявку на коллекции, которые войдут в подписку учреждения.

На станице Подписки учреждения необходимо выбрать коллекции книг, которые войдут в подписку. Для этого, Локальный администратор учреждения помечает нужные коллекции щелчком мыши по квадрату перед названием коллекции. Выбранные коллекции отмечены значком « ». 

Например, на рисунке 7 показан выбор учреждением двух коллекций: «Заказ Филиал КСТМиА УО РИПО» и «Коллекция книг по экономике». 

После того как нужные коллекции выбраны, необходимо отправить заявку на подписку, нажав кнопку  (рис. 7).

 

Рис. 7. Отправка заявки на подписку

После того как отправлена заявка на подписку, страница обновится (рис. 8).

 

Рис. 8. Заявка отправлена

6. Отозвать заявку и откорректировать заявку при необходимости

До момента оплаты заказа, если у учреждения изменились обстоятельства, Локальный администратор учреждения может отозвать заявку на подписку, нажав кнопку   на закладке Подписки учреждения.

После того, как заказ будет оплачен, зарегистрированные в системе преподаватели и учащиеся данного учреждения, получат полный доступ к книгам из оплаченных коллекций сроком на 1 год. 

7. Регистрация читателей учреждения образования

Локальный администратор должен зарегистрировать читателей своего учреждения: преподавателей и учащихся.

Для регистрации читателей учреждения, необходимо в меню Сервисы выбрать в выпадающем подменю Читатели учреждения.

Система отобразит страницу, показанную на рис. 9.

Рис. 9. Читатели учреждения

Регистрация может осуществляться как самим читателем с указанием названия учреждения с последующим подтверждением его личности и активацией Локальным администратором, так и непосредственно Локальным администратором. 

Для внесения в базу данных нового читателя необходимо нажать кнопку Появится окно регистрации нового читателя (рис. 10).

 

Рис. 10. Регистрация нового читателя

Необходимо заполнить все поля в данном окне. Прежде всего нужно выбрать в качестве кого будет зарегистрирован новый читатель. В поле Зарегистрировать читателя в качестве в выпадающем списке выбрать один из пунктов (рис. 11).

 

Рис. 11. Выбор типа читателя

Далее следует ввести его логин, пароль и адрес электронной почты. При вводе пароля система отображает требования к содержанию пароля (рис. 12). После того, как пароль введен, система предлагает повторить его ввод (рис. 13) 

 

Рис. 12. Требования к паролю

p> 

Рис. 13. Требования к повторному вводу пароля

После того, как все поля заполнены, необходимо нажать кнопку .

Система предоставляет возможность корректировать информацию о читателе. Для этого нужно в списке читателей выделить нужную строку и нажать кнопку (рис. 14).

 

Рис. 14. Окно работы с читателями

Система отобразит окно редактирования читателя (рис. 15).

 

Рис. 15. Редактирование информации о читателе

После того, как нужная информация откорректирована, необходимо нажать кнопку .

Локальный администратор должен активировать читателей. Это делается двумя способами:

1-й способ. При вводе или корректировке информации о читателе ставится значок  « »  в строке Пользователь активирован (рис. 16 );

2-й способ. Выделить в таблице Читатели электронной библиотеки нужных читателей (для этого нужно щелкнуть по строке с нужным читателем) нажать кнопку . 

Активированные читатели отображается контрастным шрифтом, а не активированные размытым шрифтом (см. рис. 14).

Для удаления читателей учреждения образование нужно выделить строки и нажать кнопку .